Mejla effektivt genom att var tydlig och trevlig.
För att mejla så effektivt att dina mejl blir lästa och mottagaren agerar på dem som du önskar behöver du se till att ämnesraden är relevant, texten tydlig och tonen trevlig. Och undvik e-postens dödssynder!
Fortfarande efter cirka 25 års mejlande är det många som inte har fattat vett och etikett för mejlande, eller hur man ser till att mottagaren faktiskt läser mejlet och gör det man önskar. Så här kommer en snabbkurs i att mejla effektivt:
- Innan du börjar skriva: tänk igenom vem eller vilka du ska rikta dig till, varför och vad du vill ha för resultat. Är e-post den bästa kanalen för syftet eller ska du välja ett annat kommunikationssätt?
- Skriv en relevant ämnesrad som håller genom en lång mejlkonversation. Och om du svarar på ett gammalt mejl för att få fram personens mejladress, byt ämnesrad!
- Använd Hej! som hälsningsfras.
- Beskriv ditt ämne tydligt och rakt på sak, kortfattat och indelat i flera korta stycken så att det är lätt att läsa – tänk på att mejl ofta blir lästa på liten skärm.
- Använd dig gärna av punktlistor eller numrera frågor för att tydliggöra vad du förväntar dig av mottagaren.
- Håll en trevlig och artig ton. Lägg gärna till ett trevlig helg, glad midsommar, ha en fin dag. Det behövs inte så mycket för att göra din mottagare positivt inställd till dig.
- Undvik emojier såvida du inte känner personen väl och ni har en mer privat kommunikation.
- Avsluta med en formell avskedsfras om det är någon du inte har kommunicerat med tidigare, som Vänliga hälsningar, Med vänlig hälsning följt av ditt för- och efternamn. Har ni kommunicerat lite mer kan du korta ner till Hälsningar och bara ditt förnamn, eller bara snedstreck och förnamn: /Eva. Undvik förkortningen mvh som uppfattas som oartig av många.
- Lägg in en signatur längst in med samma uppgifter som du förväntar dig på ett visitkort så att mottagaren har en chans att kolla upp vem du är – jag får återkommande uppdragsförfrågningar från folk som skriver under med ett förnamn, en bokstav eller ingenting. Det ger ett oartigt, nonchalant och oseriöst intryck.
Men det finns också några saker du absolut inte ska göra:
- Markera ditt mejl med hög prioritet. Det är inte din sak att avgöra vad som är viktigast för mottagaren. Har du så bråttom att du behöver omedelbart svar finns det andra kommunikationskanaler.
- Begära läskvitto. Agera inte mejlpolis, om du har skrivit en tillräckligt bra ämnesrad kommer mottagaren att läsa när hen har möjlighet.
- Svara alla eller lägga till folk som cc, alltså att de får kopior, trots att informationen inte angår dem alls eller bara flyktigt.
- Skriva med versaler – i digital kommunikation är det liktydigt med att skrika. Ger ett mycket oartigt intryck.
Andra inlägg
- Oartig förkortning? – inlägg om förkortningen mvh från 6 februari 2013.
- Känslornas tecken – inlägg om emojier från 23 mars 2016.
- Vem är det jag skriver för? – inlägg om mottagaranpassning från 21 mars 2012.
Mer om att mejla effektivt
- E-mail in real life – otroligt rolig film om hur det skulle låta om vi uppförde oss som mejl (egentligen är det en reklamfilm för ett kommunikationssystem).
- Fjorton sätt att irritera den du mejlar till – språkkonsulten Jenny Forsberg frågade på sin Facebooksida vilka mejlbeteenden som irriterade följarna mest.
Inlägget Mejla effektivt dök först upp på Eva Sahlström.